Digitalizare, automatizare, inteligenţă artificială sunt termeni prezenţi obsesiv în discursul despre viitorul afacerilor, dar care, pentru antreprenorii mici, sună adesea abstract sau inaccesibil. Adonis Raul Răduca, cofondator al Afaceri Şnur, explică de ce transformarea digitală nu este rezervată giganţilor tech şi cum poate un business de cartier să devină inteligent – pas cu pas.

Digitalizarea trebuie privită ca fundaţia unei case – fără ea, tot ce vine după devine imposibil sau ineficient. Automatizarea şi inteligenţa artificială nu pot funcţiona fără o bază digitală solidă, ceea ce face digitalizarea un pas esenţial pentru eficienţa şi scalabilitatea unei afaceri. Fără digitalizare, creşterea devine dificilă, iar timpul şi resursele sunt irosite în procese manuale ineficiente”, a spus într-un interviu pentru BUSINESS Magazin Raul Răduca, cofondator al companiei Afaceri Şnur.

Transformarea digitală începe, de fapt, cu paşi simpli, susţine el. Practic, primul pas este trecerea de la pix şi hârtie la aplicaţii şi baze de date, apoi procese clare, centralizate şi accesibile.

„Primele aspecte pe care un business ar trebui să le digitalizeze sunt informaţiile şi procesele critice, începând cu prezenţa online, gestionarea datelor esenţiale şi optimizarea proceselor operaţionale centrale.”

După digitalizare, automatizarea devine o continuare firească. Este despre a economisi timp şi bani. Dacă o sală de fitness, de exemplu, îşi automatizează programările, gestiunea abonamentelor şi comunicarea cu membrii, poate reduce drastic munca administrativă şi îmbunătăţi experienţa clientului. „Digitalizarea, automatizarea şi inteligenţa artificială sunt etape dintr-un spectru continuu în marşul spre eficienţă. Digitalizarea este primul pas, reprezentând mutarea informaţiilor şi proceselor de pe hârtie în format digital. Automatizarea vine firesc după digitalizare, permiţând sistemelor să preia sarcini repetitive şi să elimine intervenţia umană acolo unde nu este necesară. AI-ul reprezintă eficienţa extremă, unde tehnologia nu doar execută sarcini, ci şi învaţă, optimizează şi ia decizii, ducând afacerea la un nou nivel de inteligenţă operaţională.”

Soluţiile nu sunt scumpe. Vorbim de câteva sute de euro pentru integrare, nu de zeci de mii. Dar îi costă timp şi un pic de efort mental să se gândească cum vor să arate procesul lor.

Roxana Epure, fondatoare şi managing partner al NextUp, cumpărată de grupul polonez Symfonia

La fel, în marketing automatizarea începe de la newslettere la reactivarea clienţilor inactivi, totul poate funcţiona pe pilot automat, punctează Raul Răduca. „Automatizarea poate eficientiza atât interacţiunea externă, cât şi procesele interne ale unui business. Pe partea externă, un exemplu relevant este automatizarea marketingului şi a managementului clienţilor, acoperind procese precum generarea de leaduri, achiziţia, fidelizarea şi reactivarea clienţilor. În interior, automatizarea depinde mult de specificul afacerii. De exemplu, pentru o sală de fitness, un sistem automat de gestiune a claselor, membrilor şi abonamentelor poate reduce munca administrativă şi îmbunătăţi experienţa abonaţilor.”

De asemenea, inteligenţa artificială (AI-ul) nu e utilă doar marilor corporaţii. Şi o florărie de cartier poate folosi un asistent vocal care preia comenzi, fără ca cineva să mai răspundă la telefon. În prezent, AI-ul eficientizează, nu înlocuieşte, însă impactul poate fi „uriaş” în zone precum suportul clienţi, generarea de leaduri sau recomandările personalizate. „Inteligenţa artificială va avea un impact profund în business, iar în timp vom vedea aplicaţii pe care astăzi nici nu le putem imagina. În prezent, AI-ul nu înlocuieşte procesele, ci le eficientizează suplimentar, aducând automatizarea la un nou nivel. Pentru afacerile mici şi medii, AI-ul poate contribui semnificativ la generarea de leaduri, oferirea de suport automatizat şi gestionarea eficientă a relaţiei cu clienţii. De exemplu, sistemele AI pot prelua rezervări telefonice – un proces care anterior necesita intervenţie umană.”

Roxana Epure, fondatoare şi managing partner al NextUp, dezvoltator de soluţii ERP pentru IMM-uri, consideră că în România antreprenorii au nevoie de ajutor din partea tehnologiei pentru a reuşi să îşi conducă businessurile de la un anumit nivel încolo. „Majoritatea antreprenorilor îşi încep businessurile dintr-o pasiune, dintr-o convingere, dintr-o lipsă a lor ca şi consumatori. Dar cred că businessurile sunt gândite până la un nivel, adică mai mic decât ajung să fie; când ajung la un nivel mai mare decât planul iniţial este un punct de turnură, la care ar trebui să fie atenţi. Şi nu sunt încă atenţi la asta. Mă refer la faptul că atunci când ajungi la 1, 2, 3 milioane şi tu ai pornit de la zero, ajungi în stadiul în care nu înţelegi că trebuie să faci nişte schimbări, trebuie să te uiţi altfel la business, nu doar cu pasiune”, explică Roxana Epure.

Ea adaugă că antreprenorii români trebuie să înţeleagă că au nevoie de tehnologie pentru a reuşi să treacă la un nivel mai mare, unde sunt necesare date şi nu să se mai bazeze pe instinct. „Trebuie să înţeleagă că delegarea este secretul creşterii. Şi când zic delegare mă refer şi la oameni în echipă dar şi la tooluri deştepte - CRM-uri, softuri care să proceseze documente în mod automat. Digitalizarea trebuie să ne devină un partener de la un moment dat încolo. Nu mai pot fără ea, respectiv nu se uită la business în cifre şi cifrele nu mit niciodată. Cifrele pot să spună cum stai cu adevărat, nu cum visezi că vei deveni. Sau indicatorii deştepţi îţi spun care e realitatea, ce vinzi, care este timpul de vânzare, care sunt mişcările din stoc, ce nu vinzi, care sunt produsele pe care tu le ai în stoc şi n-ar trebui să le mai comazi, care este furnizorul cel mai potrivit, cel mai profitabil, dincolo de ce preferinţe ai tu”, afirmă reprezentanta NextUp. Şi tot ea detaliază că unii antreprenori nu îşi organizează businessurile pe centre de cost. „Cât produc cu asta, cât produc cu cealaltă, care este capitalul de imagine pe care mi-l aduce produsul ăsta, care este furnizorul cu care eu câştig cel mai mult, care este angajatul cu care vând cel mai mult şi aşa mai departe. Acestea sunt lucruri de bază pe care ei până la un moment dat au dreptate să spună că le simt cu «nasul». Dar de la un moment dat încolo nu mai poţi doar cu «nasul», ai nevoie de date.”

Raul Răduca spune că digitalizarea, automatizarea şi AI-ul nu sunt noţiuni separate, ci etape fireşti dintr-un proces de evoluţie a unui business, indiferent în ce domeniu este acesta activ. „Pentru afacerile mici, totul trebuie să înceapă cu paşi simpli şi aplicaţi. De exemplu, în loc să angajezi pe cineva care răspunde la telefon toată ziua, un sistem automat poate prelua programările sau comenzile. Sau, în loc să trimiţi manual e-mailuri clienţilor, poţi folosi un sistem de automatizare a marketingului care face acest lucru la momentul potrivit. Într-o sală de fitness, un software care gestionează abonamentele şi clasele poate reduce drastic timpul pierdut cu organizarea şi poate oferi membrilor o experienţă mai bună. Sunt soluţii concrete, uşor de implementat, care eliberează timp şi energie pentru lucrurile care contează cu adevărat.”

Digitalizarea, automatizarea şi inteligenţa artificială sunt etape dintr-un spectru continuu în marşul spre eficienţă. Digitalizarea este primul pas, reprezentând mutarea informaţiilor şi proceselor de pe hârtie în format digital. Automatizarea vine firesc după digitalizare, permiţând sistemelor să preia sarcini repetitive şi să elimine intervenţia umană acolo unde nu este necesară. AI-ul reprezintă eficienţa extremă, unde tehnologia nu doar execută sarcini, ci şi învaţă, optimizează şi ia decizii.

Raul Răduca, cofondator, Afaceri Şnur

Una dintre cele mai mari provocări în adoptarea noilor tehnologii este lipsa familiarizării cu acestea, în special în rândul antreprenorilor mici. Iar acest lucru duce fie la ezitare, fie la alegeri greşite care nu aduc valoare reală businessului. „Pentru a trece de la teorie la implementare, antreprenorii ar trebui să adopte o abordare graduală. Să înceapă cu epicentrul afacerii, identificând procesele cheie şi căutând soluţii concrete de optimizare. Treptat, pot extinde eficientizarea spre alte zone ale businessului. Dar este important să aibă aproape un consultant care înţelege ansamblul – marketing, business şi tehnologie – pentru a-i ghida şi a preveni greşelile costisitoare”, afirmp Raul Răduca.

Pe de altă parte, problema nu este lipsa tehnologiei, ci lipsa de încredere. Mulţi antreprenori mici privesc aceste soluţii cu scepticism sau le consideră scumpe şi inaccesibile. Astfel, antreprenorii trebuie să ştie că AI-ul este accesibil. Practic, nu mai este nevoie de bugete uriaşe sau echipe de programatori, pentru că pe piaţă există soluţii care pot fi integrate rapid şi eficient în activitatea zilnică a unui business. De exemplu, un sistem vocal bazat pe AI poate răspunde la apeluri, poate colecta informaţii sau poate redirecţiona cererile – o funcţionalitate care, până nu de mult, părea SF pentru o mică firmă. „Costurile depind de mixul de soluţii implementate şi de complexitatea proceselor. Dar este esenţial să se înceapă cu un buget mic, iar pe măsură ce beneficiile devin vizibile, să fie alocate resurse suplimentare. De exemplu, pentru o sală de fitness, un sistem de gestiune a claselor, membrilor şi abonamentelor poate avea un cost iniţial între 1.500 şi 2.500 de euro, în funcţie de complexitate. Iar pentru un site web, optimizat pentru conversie şi integrare cu alte sisteme, investiţia începe de la 500 de euro, în funcţie de necesităţi”, exemplifică Raul Răduca.

Cu toate că soluţiile tehnologice sunt accesibile financiar, barierele ţin mai degrabă de mentalitate şi de efortul necesar pentru reorganizarea proceselor interne, a mai spus Roxana Epure. „Soluţiile nu sunt scumpe. Vorbim de câteva sute de euro pentru integrare, nu de zeci de mii. Dar îi costă timp şi un pic de efort mental să se gândească cum vor să arate procesul lor. În retail, de exemplu, clienţii folosesc softul nostru pentru stocuri, dar nu fac pasul următor - integrarea cu site-ul, cu vânzarea online. Aici e o muncă de educaţie pe care o facem constant.“

Pentru ca un antreprenor să înţeleagă valoarea reală a tehnologiei, e nevoie de aplicare directă, nu din teorie, nu din webinarii, punctează şi Raul Răduca. Un proiect pilot, un mic succes, o problemă clară rezolvată rapid – acestea sunt lucrurile care schimbă percepţii. Aşa lucrează şi echipa Afaceri Şnur: nu livrează produse izolate, ci construiesc sisteme care leagă toate procesele unui business. Un site, în viziunea lor, nu este un scop în sine, ci doar o piesă dintr-un mecanism mai mare – unul care generează leaduri, atrage clienţi, îi converteşte şi îi păstrează.

„Percepţia asupra digitalizării şi noilor tehnologii a fost dintotdeauna polarizată. Vedem două extreme: afacerile mici sunt adesea sceptice, fie din lipsă de informaţii, fie de teama unor costuri mari. Pe de altă parte, companiile mari tind să fie exagerat de optimiste, investind uneori în soluţii fără o strategie clară de implementare. Multe afaceri mici încă nu înţeleg cât de accesibilă a devenit tehnologia şi nu văd beneficiile imediate. De asemenea, consideră tehnologia un cost, nu o investiţie care le poate aduce clienţi şi creşte profitabilitatea.”

Când vine vorba de deschiderea spre digitalizare, companiile mari sunt în avantaj. Nu doar pentru că au început mai devreme, ci şi pentru că au acces la forţă de muncă specializată. În schimb, afacerile mici sunt adesea blocate de lipsa expertizei şi de teamă. Iar aici intervine rolul unui consultant, care înţelege nu doar tehnologia, ci şi afacerea ca întreg. „Digitalizarea companiilor mari a început încă din anii ‘60, când au fost adoptate primele sisteme informatice. Operarea la scară globală ar fi fost imposibilă fără digitalizare, ceea ce a determinat marile companii să adopte rapid tehnologia. Ulterior, acest trend a fost urmat de companiile medii, iar în final, de cele mici. Pe acest raţionament, companiile mari sunt mult mai deschise la tehnologie, datorită presiunilor exercitate de complexitatea lor operaţională”, a mai explicat Raul Răduca.

Pe de altă parte, angajaţii din cadrul companiilor mari sunt şi ei mai pregătiţi pentru a utiliza noile tehnologii, adaugă reprezentantul Afaceri Şnur. „Şi în această privinţă, marile companii au un avantaj clar. Angajaţii lor sunt mai pregătiţi pentru integrarea noilor tehnologii, în principal pentru că aceste companii atrag forţă de muncă mai calificată, oferind beneficii mai mari şi oportunităţi de dezvoltare profesională. În schimb, afacerile mici au un dezavantaj semnificativ, deoarece accesul la expertiză tehnologică este mult mai limitat. Acest lucru face ca tranziţia către noile tehnologii să fie mai dificilă şi mai lentă.”

Motivaţia din spatele companiei Afaceri Şnur vine din nevoia de a gândi businessul în ansamblu. Raul Răduca şi echipa sa au observat o ruptură între soluţiile de marketing şi cele operaţionale. Agenţiile oferă pagini web şi campanii, dar nu văd ce se întâmplă în interiorul afacerii. Companiile de software implementează sisteme, dar fără a înţelege nevoile reale ale clientului sau contextul de business. Firma creată de antreprenor încearcă să le unească. „Am creat Afaceri Şnur din dorinţa de a aborda un business în ansamblul lui. Scopul nostru este să oferim soluţii complete, care acoperă tot, de la marketing şi strategie de business, până la tehnologie – practic, aplicarea reală a tehnologiei în dezvoltarea unei afaceri. În plus, am vrut să oferim afacerilor mici soluţiile de care au nevoie. Acest lucru nu este posibil când lucrezi cu companii mari, care favorizează specializarea strictă pe un singur domeniu, în locul unei perspective de ansamblu.”

Clienţii ideali nu sunt cei care vin dintr-un anumit domeniu, ci cei care vin cu mintea deschisă. Sunt antreprenorii care înţeleg că, indiferent cât de bine au mers lucrurile până acum, mereu este loc de mai bine şi sunt dispuşi să încerce, afirmă Raul Răduca. „Clienţii noştri ideali sunt afacerile mici care îşi doresc să evolueze şi să se reinventeze. Practic, elementul cheie nu este domeniul de activitate, ci deschiderea spre nou şi dorinţa de a adopta soluţii mai eficiente.” Raul Răduca crede că viitorul aparţine celor care ştiu să combine inovaţia cu pragmatismul. Nu e vorba de a fi „în trend”, ci de a construi ceva solid, adaptat realităţii. Tehnologia nu este un moft, ci un instrument. Iar în mâinile potrivite, poate face diferenţa între stagnare şi creştere.

„În piaţă există două direcţii majore: agenţiile care oferă site-uri şi marketing, izolate de restul afacerii, şi companiile de software care implementează soluţii operaţionale la cheie, dar fără o viziune de ansamblu. Această separare face imposibilă o abordare sistemică, iar aici intervine Afaceri Şnur. Noi optimizăm digital un business în ansamblul lui, nu pe bucăţi, oferind soluţii complete care acoperă toate nevoile unei afaceri mici.”

Compania NextUp, recent achiziţionată de grupul polonez Symfonia - unul dintre cei mai mari furnizori de soluţii software pentru afaceri din Europa Centrală şi de Est, are experienţă în implementarea soluţiilor digitale prin fonduri europene, iar interesul companiilor din producţie şi servicii continuă să crească. „Avem un proces simplu de implementare. Documentaţia pe care trebuie să o dăm ca furnizor este pregătită, ştim exact ce trebuie să se întâmple. Sunt 2-3-5 companii pe lună care vin cu dosarele aprobate. Anul acesta sunt circa 30 de companii care implementează cu fonduri europene, cele mai multe din producţie şi servicii. Producţia este pentru noi cea mai profitabilă industrie, tocmai pentru că au fluxuri complexe“, explică Roxana Epure.

În acest context, reprezentanta NextUp este optimistă că România va face paşi „uriaşi” spre digitalizare în următorii doi – trei ani. „Digitalizarea este în continuare în centrul atenţiei. Sunt optimistă că România nu va face paşi mărunţi în următorii 2-3 ani, ci salturi, tocmai pentru că suntem în urmă, pentru că există această presiune a Europei, pentru că ne-am apucat de acest proces şi trebuie să-l ducem până la capăt într-un fel, probabil, mai bun”, conchide Roxana Epure.