„Transformarea digitală” a fost fără îndoială expresia cea mai des utilizată în toate organizaţiile din România pe parcursul anului 2020. Ne punem întrebarea dacă am asistat la o transformare digitală în masă? Răspunsul este simplu: nu chiar.

Perioada de „lockdown” cauzată de pandemia de COVID-19 a condus la implementarea muncii de acasă (telemunca) pentru unele companii, iar acestea au fost nevoite să se adapteze rapid şi să pună mai mult accentul pe tehnologie pentru a putea continua desfăşurarea activităţilor de zi cu zi. În cazul multor afaceri din România a fost pentru prima dată când echipele lor au fost nevoite să lucreze de la distanţă, iar comunicarea şi accesarea informaţiilor necesare a trebuit să fie efectuată exclusiv prin folosirea unor instrumente digitale.

Terminologia folosită cu preponderenţă în spaţiul public în ultima perioadă a fost inconsistentă, fenomenul de „transformare digitală” fiind utilizat în mod eronat ca sinonim pentru „digitalizare” sau „digitizare”. Fiecare termen descrie un proces distinct de adoptare a tehnologiei în cadrul unei companii. Folosirea incorectă, implicit necunoaşterea diferenţelor dintre cei doi termeni de către conducerea unei organizaţii atrage după sine şi pierderea unor oportunităţi legate de aşteptările clienţilor şi angajaţilor, evoluţia întreprinderii respective, agilitatea acesteia în desfăşurarea activităţii, precum şi obţinerea unui avantaj competitiv.

Primul pas spre digitalizare se realizează, în general, cu ajutorul digitizării. Digitizarea se referă la colectarea unor informaţii analogice, disponibile pe hârtie şi transpunerea acestora într-un format digital, astfel încât să poată fi stocate, procesate şi transmise pe un computer. Procesul de transformare a mai multor tipuri de documente analogice în format digital poate fi, de asemenea, denumit dematerializare, acesta fiind, de cele mai multe ori, pasul către procesele complet digitalizate. Procesul de digitizare este realizat printr-o serie de acţiuni precum: primirea documentului, sortarea şi indexarea acestuia, scanare, OCR – Recunoaşterea Optică a Caracterelor (o tehnologie prin care textul scanat este transformat in imagine, care la rândul ei este analizată în mod automatizat pentru recunoaşterea de caractere), validări fiscale şi personalizate, exportul către aplicaţiile de business sau arhiva electronică.

Digitizarea reprezintă un prim pas, dar unul temporar. Informaţiile disponibile doar pe hârtie vor crea întotdeauna probleme; prin urmare, organizaţiile moderne ar trebui să aibă în vedere renunţarea definitivă la hârtie. Trecerea la digitizare este de obicei primul pas spre procesul complet electronic. Acest aspect este vizibil în special la companiile care primesc şi validează facturile în câteva minute de la emiterea acestora. Datorită acestei continuităţi a datelor electronice, companiile pot vizualiza în timp real procesele lor financiare – toate aceste lucruri nu ar fi posibile fără renunţarea definitivă la hârtie.

Al doilea pas în procesul de transformare digitală este digitalizarea. Este puţin probabil ca digitalizarea să fie realizată fără un proces de digitizare efectuat în prealabil, deoarece de cele mai multe ori este necesar accesul la un istoric de documente. Digitalizarea constă în utilizarea de tehnologii şi informaţii digitale pentru automatizarea operaţiunilor şi proceselor din cadrul unei organizaţii. Exemple de digitalizare includ implementarea unui ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), adoptarea unei soluţii electronice de gestionare a contractelor (Contract Management), automatizarea Purchase-to-Pay (de la achiziţie la plată) şi a fluxurilor Order-to-Cash (de la comandă la încasare). Digitalizarea necesită aproape întotdeauna pregătirea angajaţilor şi rearanjarea anumitor procese şi fluxuri de lucru ce vor conduce la optimizarea activităţii. Digitalizarea creşte eficienţa, îmbunătăţeşte transparenţa datelor şi reduce costurile, stimulând astfel creşterea afacerii. De cele mai multe ori, digitalizarea este o strategie care înseamnă mai mult decât simpla implementare a tehnologiei, deoarece pentru a avea impact implică o schimbare mai profundă a modelului de afaceri şi a evoluţiei muncii. Digitalizarea reprezintă fundaţia în ceea ce priveşte transformarea digitală.

Digitalizarea creşte eficienţa, îmbunătăţeşte transparenţa datelor şi reduce costurile, stimulând astfel creşterea afacerii. De cele mai multe ori, digitalizarea este o strategie care înseamnă mai mult decât simpla implementare a tehnologiei, deoarece pentru a avea impact implică o schimbare mai profundă a modelului de afaceri şi a evoluţiei muncii. Digitalizarea reprezintă fundaţia în ceea ce priveşte transformarea digitală. FOTO: Josh Riemer / Unsplash  

Prin digitalizare, companiile îşi pot crea un ecosistem de afaceri complet automatizat, unde relaţia cu furnizorii partenerii şi clienţii companiei este consolidată, iar vizibilitatea asupra tuturor proceselor sale de-a lungul întregului lanţ de aprovizionare este deplină. Un impact imediat poate fi observat în orice companie.

Deşi liderii unor organizaţii folosesc des digitalizarea ca termen general pentru transformarea digitală, termenii sunt diferiţi. Transformarea digitală nu este despre tehnologie, ci despre oameni. Aceasta necesită adoptarea la o scară mai largă a tehnologiei digitale şi a schimbărilor culturale. Transformarea digitală înseamnă schimbări organizaţionale orientate spre client, susţinute de conducerea companiei, determinate de provocările radicale privind cultura corporativă şi presupune utilizarea de tehnologii care să ajute şi să motiveze angajaţii.

Cum poate fi implementată transformarea digitală de către orice companie? Într-o primă etapă trebuie identificat un partener ce are o experienţă substanţială în acest domeniu. În următoarea etapă trebuie elaborat un plan de gestionare a schimbărilor necesare şi compania aflată în procesul de transformare digitală să fie sprijinită în comunicarea cu angajaţii, deoarece orice schimbare la nivel tehnic trebuie susţinută şi de o schimbare a mentalităţii angajaţilor.

Majoritatea tehnologiilor digitale oferă posibilităţi de creştere a eficienţei. Dar cea mai mare problemă cu care companiile se confruntă în implementarea cu succes a transformării digitale este teama că tehnologia va înlocui oamenii, prin urmare angajaţii tind să respingă, în mod conştient sau nu, transformarea digitală. Dacă oamenii nu deţin mentalitatea potrivită pentru a se schimba, iar practicile curente ale organizaţiei sunt defectuoase, transformarea digitală va amplifica şi mai mult acele defecte. Astfel, pentru ca transformarea digitală să aibă succes, schimbările trebuie să înceapă la nivelul culturii şi proceselor organizaţionale, înainte de a fi implementate noi instrumente. Este esenţial ca liderii organizaţiei să recunoască aceste temeri şi să evidenţieze că procesul de transformare digitală este de fapt o oportunitate pentru angajaţi de a-şi adapta expertiza la cerinţele pieţei muncii din viitor.

Trecerea de la hârtie la facturi în format structurat; semnarea electronică a documentelor – sunt noţiuni de bază ale digitizării. Pentru a începe cu adevărat călătoria spre transformarea digitală, companiile trebuie să îşi revizuiască procesele de afaceri. Principalul obstacol care stă în calea digitalizării companiilor româneşti nu este legat de bani sau timp, ci de procesele operaţionale care sunt implementate fără o logică anume – de exemplu, procesele prin care sunt negociate şi aprobate contractele sau modul în care sunt gestionate procesele de plată către furnizori. Aceste întreprinderi ar trebui să îşi găsească parteneri care să le poată asista în călătoria spre transformarea digitală, care începe întotdeauna cu revizuirea proceselor interne şi externe şi apoi, cu adaptarea resurselor digitale precum automatizarea. Aceste procese sunt absolut necesare pentru furnizarea unei imagini complete a activităţii oricărei companii.