„- Ştii ce mă frustrează pe mine cel mai mult? Statul în calluri. Callmania a acaparat România” - îmi spunea o prietenă în urmă cu puţin timp. Nu prea înţelegeam, având în vedere natura liberală a meseriei de jurnalist – noi nu organizăm prea des calluri formale, şedinţe prin Zoom etc. Acum însă, mă pune tot mai mult pe gânduri avertizarea legată de timpul petrecut folosind telefonul (peste 4 ore pe zi, în urcare).

Şi nu vreau să mă laud, dar ca argument pentru ceea ce vreau să spun, social media folosesc doar în scopul promovării revistei sau în weekend. Practic vorbesc atât de mult la telefon că nici nu mai ştiu când muncesc; nici nu cred că vreau să calculez – şi nici să mă plâng – dar mă întreb care sunt soluţiile, în condiţiile în care mulţi dintre colegi lucrează la distanţă, din diferite departamente – acestora li se adaugă colaboratorii noştri externi, cei pe care îi intervievăm etc... Mă „lăudam” ieri unui prieten cu 18 threaduri de WhatsApp (şi îi spuneam că două au fost pentru relaxare) – e mult, puţin? Prefer WhatsAppul fiindcă pare că rezolvăm rapid lucruri acolo – dacă aş adăuga câte două minute de apel cel puţin pentru fiecare discuţie, aş ajunge la 36 de minute extra (dar apelurile nu au niciodată doar două minute). Şi nu timpul efectiv petrecut cu comunicarea mă îngrijorează, ci impactul mesajelor transmise asupra productivităţii (şi creativităţii în cazul nostru): e greu să gestionezi gândurile parazitare oricum, dar ce faci încărcându-te constant cu informaţiile noi transmise atât de uşor acum? Pare că s-a „demonetizat” comunicarea.

Nu suntem freelanceri, însă munca remote ne-a transformat pe toţi într-un soi de freelanceri, responsabili de felul în care ne organizăm timpul – dar şi de felul în care ne poziţionăm faţă de colegii noştri. Cred că avem nevoie de un soi de „empatie” profesională pentru a înţelege că cel mai bun moment pentru un call nu este neapărat cel pe care îl simţi tu sau că o problemă arzătoare pentru tine nu este la fel de arzătoare pentru colegul care rezolvă o altă situaţie simultan. Dacă adăugăm discuţiilor profesionale şi aspectele personale ale agendei tale zilnice, discuţiile nu se mai termină niciodată. Cu ocazia acestor dileme, pentru care nu am încă un răspuns, mi-am amintit de un articol de copertă scris de colega mea, Adelina Mihai, în vremea în care lucra la Ziarul Financiar.

Pe atunci se mergea la birou (era 2016), open space-ul triumfa, iar mulţi dintre angajaţi simţeau că îşi pierd timpul cu şedinţele. Sub titlul „Coşmarul angajatului eficient: şedinţa”, Adelina observa că sunt multe situaţii în care managerii din companiile locale sunt nevoiţi să ia parte la şedinţe inutile, care nu fac decât să îi oblige să stea peste program, ca să recupereze pierderea de vreme din „meetinguri“. Trecem oare printr-o situaţie similară, dar în conversaţii digitale – care sunt şi mai uşor de organizat şi accesat, fiindcă nu presupun nici măcar deplasarea fizică într-un spaţiu de şedinţă?

Articolul de atunci atrăgea atenţia asupra pierderilor pe care le pot aduce companiilor şedinţele inutile, respectiv scăderi în materie de concentrare, claritate, motivare, devotament profesional al angajaţilor şi productivitate, şi oferea şi câteva soluţii pentru o mai bună organizare a acestor discuţii.

Le-am transpus în reguli noi pentru „şedinţele”, callurile, WhatsAppurile remote, iar lista poate să continue, dacă aveţi şi alte propuneri:

1. Asiguraţi-vă că există obiective clare ale discuţiei iniţiate şi o serie de concluzii aşteptate - plan de acţiune;

2. Fiţi sigur că cel căruia îi trimiteţi mesajul/îl sunaţi este cel care poate rezolva problema;

3. Asiguraţi-vă că sunteţi pregătit cu informaţii şi argumente când vine vorba de soluţionarea unei probleme alături de colegi sau de luarea unei decizii;

4. Nu vă abateţi de la tema discuţiei;

5. Fiţi clar şi concis în exprimare;

6. Evitaţi, pe cât posibil, „băşcălia”, dar asta nu înseamnă că trebuie să trataţi totul cu încrâncenare;

7. Fiţi angajat, dar purtaţi-vă ca un freelancer. Flexibilitatea dvs. nu ar trebui să îngrădească flexibilitatea colegului dvs.

8. Toţi colegii au probleme personale – dar şi evenimente fericite – sunt colegii de la birou cei mai potriviţi pentru a le împărtăşi? Vreţi să comunicaţi mai mult cu colegii dvs., reveniţi la birou – acolo puteţi să fiţi mai conectat la activitatea companiei de care aparţineţi.

Din articolul din 2016 reieşea că un angajat petrece în medie 6 ore / săptămână în cadrul şedinţelor, iar aproximativ 35% din timp este ineficient folosit. Oare care ar fi rezultatele calculului de acum?

P.S.: În timp ce am scris acest articol (o oră) am răspuns la un apel de 7 minute, am ignorat trei mesaje pe WhatsApp, am forwardat un mesaj legat de o urgenţă, mi-a rămas în cap o întrebare care m-a bântuit pe parcursul scrierii întregului text.  ■

Ioana Matei este editor Business Magazin