Introducere

E placut gustul succesului, mai ales atunci cand el vine foarte repede, dar infrangerile se uita foarte greu. In cei douazeci de ani de experienta in proiecte, Pacelli a avut numeroase succese, dar a si invatat din greseli; or, tocmai despre aceasta experienta, desprinsa din greseli, scrie in „The Project Management Advisor: 18 Mayor Project Screw-Ups, and How to Cut Them Off at the Pass“.

Cartea li se adreseaza directorilor de proiecte cu experienta, celor care cunosc foarte bine bazele coordonarii de proiecte, oferindu-le sugestii importante. Pacelli a conceput cartea nu ca un volum care sa zaca in biblioteca, ci ca un adevarat manual pe care un manager de proiect o poate consulta oricand are nevoie. In plus, pe site-ul www.projectmanagementadvisor.com exista exemple, rapoarte, planuri de comunicare, liste de verificare s.a.

Marile greseli

1. Nu este rezolvata problema reala

Orice proiect include o problema care trebuie rezolvata, fie ca e vorba de un obstacol care ne impiedica sa avansam sau de o sansa de a face ceva mai bun. Pacelli da ca exemplu sindromul mileniului, Y2K, care a afectat calculatoarele la trecerea in anul 2000. Cu multe eforturi si cu mari cheltuieli, pierderile au fost minime.

Printre motivele care fac sa nu fie rezolvata problema reala, autorul mentioneaza lipsa de realism a misiunii, neintelegerea dimensiunii crizei din cauza diferentelor de opinie intre multele grupuri existente, existenta unor conflicte mai grave si urgente care necesita atentie imediata. Devine evident ca urmeaza sa apara un conflict atunci cand superiorul nu poate fi convins ca exista o problema grava care trebuie rezolvata, cand nimeni nu poate identifica ce anume face ca proiectul sa nu mai inainteze sau cand echipa se dedica rezolvarii problemelor doar pe masura ce apar (les problčmes du jour), lipsindu-i o perspectiva de ansamblu.

Pacelli insista asupra faptului ca misiunea trebuie sa fie clar conceputa, iar sfatul lui este sa se identifice ce anume trebuie facut si cum vor fi evaluate rezultatele. E nevoie, spune el, ca misiunea sa fie reconsiderata si reconfirmata, pe toata durata proiectului, pentru a fi siguri ca se procedeaza corect, iar daca problema se schimba, trebuie schimbata si misiunea. De asemenea, este foarte important ca proiectul sa raspunda prioritatilor sponsorului.

2. Omisiuni in proiectare

Majoritatea proiectelor incep cu proiectarea produsului final, iar realizarea lor tine cont de nevoile clientului si de ceea ce poate fi facut in conditiile date. Cu cat e mai mare implicarea clientului, cu atat mai mari vor fi sansele ca el sa fie multumit. Totusi, se poate intampla ca echipa sa elaboreze un proiect, pentru ca apoi sa descopere ca anumite detalii au fost gresite sau complet omise.

Explicatiile unei astfel de greseli: proiectul nu a fost corect elaborat la toate nivelurile lui (functional, geografic, organizatoric, asteptari concrete), nu s-a tinut seama de client cum ar fi trebuit, echipa a fost presata sa demonstreze ca are rezultate, a fost omisa o etapa in transformarea cerintelor in proiect, exista deja un proces automatizat cu care se poate face acelasi lucru mult mai repede si, in fine, imposibilitatea modificarii proiectului, daca o asemenea schimbare nu a fost luata inca de la inceput. Printre semnele care ne avertizeaza in privinta acestei probleme sunt enumerate: ignorarea clientului, respectarea etapelor fara nici o intentie de a le perfectiona pe viitor (fiind, asadar, preluate automat toate neregulile din prezent), faptul ca modul de functionare a proiectului nu le e clar clientilor, care vad ca proiectul continua sa se schimbe chiar in etapele cele mai avansate ale sale, ceea ce ii face sa-si piarda interesul si sa renunte.

Clientilor trebuie sa li acorde atentie in masura in care se impune, iar proiectul trebuie accelerat sau oprit spre a corespunde nevoilor pentru care a fost creat. Inainte de a incepe, e nevoie sa fie bine precizate aspectele care sunt cuprinse in proiect si cele excluse, astfel incat sa existe o perspectiva foarte clara asupra lui. Este esentiala stabilirea unor limite, ca si adaptarea lor la schimbarile impuse de conditiile concrete. Sugestia autorului este, pe de o parte, ca pe parcurs sa fie stabilite anumite repere care sa arate cand anume s-a mai parcurs o etapa si, pe de alta parte, sa existe posibilitatea de a folosi prototipuri, pentru ca astfel sa fie evident ce lipseste si pentru a putea proiecta modelul procesului sau al sistemului dorit...