Daca se confirma ipoteza celor doua ore zilnice alocate e-mail-ului dintr-un total de opt ore, cat are in teorie o zi de lucru, rezulta ca un manager va petrece 10 ani din cariera, sau aproximativ un sfert din durata acesteia, cu nasul in Inbox, citind mesajele primite si dand raspunsuri la ele.

La o asemenea concluzie a ajuns un studiu publicat recent de scoala britanica de management Henley Management College (HMC), facut pe 180 de directori din Europa. Partea cea mai deprimanta e ca, dupa aceeasi cercetare, 32% dintre mesajele primite de directori sunt considerate de acestia irelevante, ceea ce ar insemna ca managerii isi petrec trei ani si jumatate din cariera citind e-mail-uri inutile. Autorii studiului HMC recomanda directorilor din companii sa incerce pe cat posibil sa inlocuiasca schimbul de e-mail-uri cu discutiile fata-n fata sau cu convorbirile telefonice, apreciind ca de fapt corespondenta prin posta electronica prelungeste in loc sa scurteze procesul de luare a deciziilor. "Folosirea e-mail-ului a scapat de sub control si uneori genereaza confuzie si inertie", apreciaza Peter Thomson, unul dintre cei ce au coordonat studiul.

Fiecare mesaj considerat important atrage dupa sine un schimb de alte patru pana la sase e-mail-uri, conform statisticilor, in timp ce o convorbire telefonica de cinci minute elimina necesitatea acestui schimb, care poate presupune un timp de 15 minute necesar pentru a citi si raspunde mesajelor. Motivul pentru care un mesaj implica trimiterea altora este considerat de 43% dintre managerii europeni a consta in faptul ca numai 10% dintre mail-urile importante contin o informatie completa, in timp ce restul sunt mesaje care necesita lamuriri suplimentare, conform studiului HMC.

In cazul managerilor din companii din Romania, procentul mail-urilor importante pare a fi undeva la 50%. "In general primesc cam 400 de mail-uri pe zi, dintre care numai aproximativ 200 mi se par importante. De trimis trimit cam 250 de mail-uri, o mare parte fiind drept raspuns la cele primite", spune Razvan Ziemba, director executiv in cadrul Asesoft Distribution, care petrece, dupa spusele sale, cel putin doua ore zilnic pe mail. "Dar de multe ori, timpul alocat poate creste la 40% din ziua de lucru, adica peste trei ore din ziua de 8 ore de lucru - si oricum, pentru un manager cred ca ziua de lucru nu are niciodata numai 8 ore."

Traian Cristea, directorul general al Fit Distribution, care detine PCFun.ro, primeste cam 200 de mesaje zilnic, "dintre care aproximativ 20% le sterg de la bun inceput, arhivez o parte din mesaje ce ar putea fi utile ulterior si la jumatate dintre ele raspund foarte pe scurt. Dar aceasta tot imi ocupa, cumulat, patru sau chiar cinci ore pe zi".

Explicabil, deci, de ce directorii romani incearca sa taie cat mai mult din durata alocata lecturii si scrierii de e-mail-uri. "Daca as avea intreaga corespondenta cu partenerii de afaceri si cu exteriorul in general numai pe mail, asta ar insemna sa petrec cam 8 ore pe zi in fata computerului si nu sunt dispus sa fac acest lucru, mai ales in conditiile in care in discutiile telefonice cu partenerii rezolv problemele mai rapid", explica Adrian Mircioiu, director executiv in cadrul distribuitorului de materiale de constructii Andami. Mircioiu spune ca primeste zilnic aproximativ 100 de e-mail-uri -, pentru care are nevoie de cel mult o ora ca sa dea raspuns sau sa trimita alte mesaje.

Cel mai potrivit moment al zilei cel putin pentru a citi mesajele din Inbox ramane in mod traditional dimineata, ceea ce poate crea o problema din punctul de vedere al prioritatilor zilnice. "Eu, spre exemplu, sunt dependent de mail si de tehnologie in general", spune Radu Ionescu, directorul companiei Kinecto Permission Marketing. "Si in cazul meu este deja grav, avand in vedere ca dimineata cand ma trezesc imi verific mail-ul inainte de a ma da jos din pat."

Pe parcursul zilei, managerii se ocupa in general de problemele urgente care apar pe e-mail, iar "lucrurile marunte" sunt lasate pentru finalul zilei. "Eficienta cea mai mare pentru cititul mesajelor este dimineata, pentru ca atunci ai alta putere de concentrare si o viteza de reactie mai mare", considera Simona Decuseara, director national de vanzari si marketing in cadrul filialei locale a Epson. Pentru ea, Inbox-ul se umple cu 200 de mesaje pe zi, cu exceptii in care numarul e-mail-urilor tinde spre 100.

Dincolo de factorul de stres pe care il implica o casuta de posta electronica foarte incarcata, majoritatea managerilor nu discuta necesitatea acestei forme de comunicare. In anumite companii europene, managerii impun cate o zi pe saptamana sau pe luna in care angajatii lucreaza fara e-mail, dar astfel de initiative raman exceptii. "E-mail-ul a devenit de neinlocuit si cred ca orice organizatie are o magistrala de comunicare si de procese dependente de astfel de mesaje", spune reprezentantul Epson, companie in care comenzile si ofertele se fac prin e-mail, iar corespondenta cu filiale din toate colturile lumii este in mod evident mult mai usoara si mai ieftina prin aceasta metoda.

Spre deosebire de convorbirile telefonice, rezervate mai degraba problemelor urgente sau care presupun un volum foarte mare de informatii care s-ar traduce intr-un schimb de mai mult de sase mesaje, pentru companii, e-mail-ul are avantajul ca ramane scris si nu lasa loc de erori. Totodata, managerii au incredere in e-mail atunci cand se afla in discutii sau negocieri cu partenerii de afaceri. Vladimir Sterescu, directorul executiv al companiei furnizoare de servicii de call center EasyCall, a vandut anul trecut compania in urma unei negocieri purtate in cea mai mare parte prin e-mail cu americanii de la Computer Generated Solutions (CGS). Razvan Ziemba de la Asesoft Distribution spune ca printre e-mail-urile din casuta postala exista mesaje referitoare la sume destul de mari, cum ar fi confirmarea unei plati de peste un milion de dolari, aprobarea unei linii de credit foarte mari sau o comanda de doua milioane de dolari.

"In cazul Vodafone, cel mai important e-mail primit vreodata a fost cel prin care s-au anuntat in cadrul companiei detalii privind incheierea acordului de preluare a Connex de catre Vodafone", spune Marian Pantazescu, senior director network operations in cadrul companiei.

Astfel ca, desi incarca ziua de lucru a managerilor, in anumite situatii e-mail-ul este o metoda de comunicare mai buna decat telefonul sau discutiile fata in fata. "Un alt avantaj al e-mail-urilor, din punctul de vedere al managerilor, este acela ca mesajele pot intra intr-o lista de procesare in functie de prioritati, in timp ce un telefon poate reduce eficienta printr-o plasare neadecvata", este de parere Mike Borze, managing director in cadrul BenQ pentru Europa Centrala si de Est.

Studiul HMC sustine, dimpotriva, ca telefonul a cazut in mod nedrept pe o pozitie secundara ca metoda de comunicare in companiile europene, cu toate ca de fapt convorbirile telefonice ar lua mai putin timp, pe ansamblu, decat schimbul de e-mail-uri, ducand astfel la o crestere a productivitatii. Concluzia ca productivitatea angajatilor ar creste cu 23% daca ar inlocui e-mail-ul cu convorbirile telefonice trebuie luata insa cu o mare doza de prudenta: studiul HMC a fost comandat de Plantronics, un producator de echipamente de telefonie Bluetooth.