Deşi clientul utiliza deja platforma ServiceNow pentru diverse procese IT şi de business, zona operaţiunilor de workplace şi facility management era gestionată separat, prin e-mailuri, furnizori externi şi fişiere Excel. Lipsa unei soluţii unificate pentru aceste fluxuri – rezervări, vizite, servicii de facilităţi – genera procese manuale, date dispersate şi vizibilitate redusă asupra operaţiunilor din spaţiile de lucru.

Mai mult, rezervările de săli de şedinţe, solicitările de catering, managementul evenimentelor şi managementul vizitatorilor erau gestionate de o soluţie personalizată care ajunsese la sfârşitul ciclului său de viaţă tehnologic şi necesita modernizare.

Prin intermediul portalului „Employee Center”, angajaţii pot accesa acum servicii de workplace dintr-o interfaţă unificată, conectată la procese standardizate şi date corelate în timp real.

80% dintre cererile interne ale celor peste 40.000 de angajaţi sunt gestionate acum digital

Prima fază a soluţiei Workplace Service Delivery — dedicată Case Management — a fost implementată cu succes, atingând o rată de adopţie de 80% pentru crearea de cereri prin Employee Center, încă din prima lună de la lansare. Acest rezultat a simplificat procesarea solicitărilor, a redus semnificativ sarcinile manuale şi a oferit o vizibilitate completă asupra operaţiunilor de workplace.

Echipa extinde în prezent soluţia cu noi module, precum Visitor Management, Reservation Management, Indoor Mapping şi Event Management, prevăzute pentru lansare în 2026.

Livrare realizată de o echipă comună exccon–Devhd

Implementarea a fost realizată de o echipă mixtă exccon AG–Devhd, care a acoperit toate rolurile esenţiale pentru un astfel de proiect: arhitectură ServiceNow, consultanţă de proces, configurare, dezvoltare, integrare şi management de proiect. Colaborarea strânsă dintre specialiştii din România şi Germania a permis o abordare unitară şi o livrare eficientă, complet adaptată nevoilor clientului.

“Platforme integrate precum ServiceNow oferă vizibilitate şi control asupra proceselor operaţionale. Rolul Devhd este să transforme această complexitate într-un sistem simplu, măsurabil şi scalabil. Prin proiectele noastre recente, am arătat cum automatizarea şi integrarea corectǎ pot reduce timpii de reacţie, pot elimina sarcinilor redundante şi pot aduce o guvernanţă reală asupra datelor”, a declarat Adrian Herdan, CEO Devhd.

Digitalizarea, o prioritate la nivel european

La nivel european, proiectele de acest tip se aliniază unei tendinţe puternice de accelerare a digitalizării. Conform Eurostat – 74% dintre companiile din Uniunea Europeană au atins un nivel de bază de intensitate digitală, însă doar 8% utilizează tehnologii de inteligenţă artificială şi doar o treime dintre IMM-uri derulează programe coerente de transformare digitală.

Aceste date confirmă necesitatea unei abordări strategice şi a parteneriatelor specializate pentru a traduce digitalizarea în rezultate de business concrete. Devhd contribuie la acest proces prin proiecte care combină expertiza tehnică, consultanţa în procese şi integrarea datelor, sprijinind companiile în trecerea de la procese fragmentate la guvernanţă digitală completă.

Devhd este prima companie din România axată pe platforma ServiceNow şi, de peste un deceniu, livrează proiecte complexe de transformare digitală pentru organizaţii din Europa şi America de Nord. Echipa, formată din peste 20 de specialişti certificaţi, oferă expertiză completă în licenţiere, consultanţă, implementare, dezvoltare de aplicaţii şi suport continuu.

Devhd este, de asemenea, unul dintre puţinii parteneri din regiune cu capabilităţi dedicate de design, arhitectură, dezvoltare şi publicare de aplicaţii şi integrări pe ServiceNow Store—atât pentru propriile produse, cât şi pentru clienţii care doresc să îşi transforme expertiza în soluţii scalabile la nivel global.