Enterprise Resource Planning. Pe scurt, ERP. Un acronim despre care deja unii spun ca ar promite mai mult decat poate face. Daca "Planning" (planificare) este un capitol la care dezvoltatorii de ERP mai au de lucrat, iar "Resource" (resurse) are si el minusurile sale, esenta acestui gen de software deriva, totusi, din cel de-al treilea termen - "Enterprise" (companie).

Candva, intr-o epoca nu chiar atat de indepartata, lumea business-ului se invartea numai si numai in jurul hartiilor. O lume fara computer, imprimanta sau e-mail, in care managerii erau nevoiti sa se descurce cu munti de documente "plimbate" prin toate departamentele si "ingropate" apoi in praful arhivelor. Apoi omul a creat PC-ul, iar primele softuri "dedicate" au mai redus din numarul hartiilor de pe birouri.

Ele au aparut gratie unor manageri care au observat ca activitatile repetitive pot fi facute mai repede si mai bine folosind computerul. Ramanea totusi o mare problema: fiecare departament lucra cu propriile aplicatii, dar care nu puteau comunica intre ele. N-a durat mult si managerii si-au dat seama ca au nevoie de altceva.

Un software care sa se infiltreze adanc in structura companiei, un "creier" omniprezent care sa fie la curent cu tot ce se intampla in companie, indiferent de departament, si care sa poata raspunde instantaneu la intrebarile managerilor. Bineinteles, nu era vorba de o aplicatie cu inteligenta proprie sau cu putere de decizie, ci pur si simplu de un soft care sa inregistreze toate procesele de business si sa furnizeze la cerere documente, rapoarte, statistici. Cu alte cuvinte, toate instrumentele de care managerii se folosesc pentru a lua decizii de business, furnizate in acelasi loc, atunci cand au nevoie de ele.

Astfel a aparut ideea de a dezvolta asa-numitul software ERP (Enterprise Resource Planning) - practic, o colectie de mai multe aplicatii (numite si module) unite sub aceeasi "palarie". ERP-ul este un software care administreaza procesele de business ale unei companii si faciliteaza comunicarea intre diverse departamente.

Fie ca este vorba de contabilitate, marketing, vanzari sau resurse umane, toti angajatii au acces la o baza de date unica, unde se pot accesa si actualiza informatii in timp real. De exemplu, traseul unei comenzi prin companie poate fi urmarit fara probleme - managerul va sti in permanenta in ce stadiu se afla si cu ce departament trebuie sa vorbeasca pentru a cere detalii sau a comunica ceva. De asemenea, o modificare adusa comenzii de catre departamentul de vanzari (sa spunem ca s-a razgandit clientul si vrea sa comande mai multe produse) va fi vizibila instantaneu si pentru seful de depozit, care poate sa verifice daca stocurile pot face fata noilor conditii.

ERP-ul este o solutie adoptata de companii din cele mai diverse industrii, de la cea bancara pana la retail sau aeronautica. Viteza cu care informatiile circula prin companie dupa instalarea unui ERP este responsabila pentru reducerea costurilor operationale cu o pondere intre 20% si 45%, spun reprezentantii furnizorilor de astfel de software. Alte avantaje: un management mai rapid si mai eficient, comunicare mai buna intre departamente, administrare mai usoara a documentelor.

Reversul medaliei exista insa, chiar daca nu toate companiile producatoare il mentioneaza in prezentarile lor catre posibilii clienti. Atat de multa informatie la indemana atat de multor oameni poate sa dea mari batai de cap managementului unei companii. Practic, angajatii capata dintr-o data mai multe responsabilitati - trebuie sa fie mai atenti (orice greseala de introducere a datelor se va "oglindi" in toate celelalte departamente) si cu mai mare viteza de reactie (care sef va intelege o intarziere in luarea unei decizii in conditiile in care "ai avut toate informatiile la-ndemana"?).

Specialistii sunt chiar de parere ca in implementarea unui sistem ERP problema cea mai des intalnita nu tine de tehnologie, software sau computere, ci de modificarea comportamentelor angajatilor. "Este vorba de rezistenta la schimbare", a spus pentru BUSINESS Magazin Andy Dumitrascu, marketing manager al companiei romanesti producatoare de software TotalSoft. Implementarea unui ERP presupune o analiza profunda a modului in care se desfasoara business-ul, a tuturor proceselor care sustin afacerea. Iar schimbarea genereaza inevitabil o rezistenta in cadrul organizatiei, "nu neaparat la nivelul managementului, cat la nivelul celorlalte categorii de personal care trebuie sa sustina efortul de schimbare", avertizeaza Dumitrascu.

Sa luam cateva exemple. Dupa instalarea ERP-ului, reprezentantul de vanzari nu va mai fi un simplu functionar care tasteaza in computer numele clientului aflat la telefon si apasa tasta Enter, nefacand altceva decat sa adauge inca o inregistrare la lista celor care s-au aratat interesati de un anumit produs. Ecranul monitorului din fata lui, pe care ruleaza softul ERP, il transforma cu adevarat in business-man. La doar cateva click-uri distanta se afla raspunsuri la intrebari esentiale pentru a avea o buna relatie comerciala cu acel client. Si-a platit ultima comanda la timp? Beneficiaza de vreun discount? Avem in depozit stocurile necesare pentru a onora comanda in timp util? In functie de aceste raspunsuri, el poate sa ia toate deciziile necesare in ceea ce-l priveste pe client. Sau daca nu toate, atunci cu siguranta mult mai multe decat obisnuia sa ia in trecut.

Iar aceste decizii nu-l mai afecteaza doar pe el, ci sunt relevante si pentru munca colegilor din alte departamente. Colegi care nici ei nu mai pot continua sa "hiberneze". Acum trebuie sa urmareasca cu atentie in softul ERP toate informatiile relevante pentru ei si sa furnizeze, la randul lor, date importante pentru altii. Angajatii din depozit nu mai pot sa umble toata ziua cu o foaie de hartie in mana si un creion asezat dupa ureche. Computerul ii asteapta sa introduca valorile stocurilor in sistemul ERP, astfel incat agentii de vanzari sa stie in permanenta pe ce se pot baza.

Tocmai acesta este si motivul pentru care valoarea adusa de sistemul ERP intr-o companie este greu de anticipat. De obicei, oamenii nu apreciaza schimbarile la locul de munca, iar ERP-ul le cere sa se schimbe. Astfel ca softul in sine este mai putin important decat felul in care companiile reusesc sa se schimbe pentru a profita de avantajele de a-l folosi. Daca nu reusesc, este foarte posibil ca ERP-ul sa nu aduca deloc valoare adaugata, ba mai mult, sa fie o piedica - pentru ca oamenii actioneaza dupa aceleasi principii, numai ca mai trebuie pe deasupra sa se obisnuiasca sa foloseasca un soft nou.

Un alt mit despre ERP este ca instalarea unui astfel de soft va revolutiona intregul mod de a face business al companiei si ca vanzarile vor creste spectaculos. Nimic mai fals. ERP-ul este doar o modalitate de a organiza mai bine "bucataria" interna si nu are nimic de-a face cu lumea exterioara, in relatia cu clientii, partenerii sau furnizorii (pentru asta, ati ghicit, exista alte softuri). "Veteranii" care utilizeaza ERP de mult timp spun ca acest tip de soft, odata instalat, devine o noua sursa de costuri pentru companie, costuri care au insa ca obiectiv eficientizarea operatiunilor per total ale companiei. Cu alte cuvinte, daca si numai daca este instalat bine, iar oamenii ii inteleg rostul, softul poate imbunatati dramatic activitatea de business si sa devina un avantaj competitiv fata de concurenta.

Daca pe plan mondial ERP-ul este o piata de miliarde de dolari, in Romania lucrurile sunt, o data in plus, la scara mai mica. Valoarea intregii piete de ERP este estimata la 30-40 mil. euro, iar cresterea de anul acesta va fi, ca si anul trecut, intre 20-30%. Este adevarat ca potentialul este incurajator, avand in vedere ca procentul companiilor romanesti care nu au un astfel de sistem instalat trece, probabil, de 70-80%. Primele companii romanesti care au adoptat solutii ERP provin din industrii precum productie, retail sau financiar-bancar.

De ce este ERP-ul atat de putin raspandit pe piata autohtona? Unul din motive este ca managerii adesea nu intrezaresc avantajele care pot decurge din instalarea unui ERP. "Reticenta managerilor este normala, atata vreme cat beneficiile pentru utilizarea unui astfel de sistem nu sunt vizibile", spune Zemy Apfelbaum, director de vanzari responsabil cu solutiile ERP la compania Wizrom. Un amanunt pe care putini il con-stientizeaza este ca ERP-ul poate fi adaptat, mai mult sau mai putin, la nevoile fiecarei companii. "Cand ii intreb de ce au nevoie, unii manageri imi raspund: «Nu stiu, la altii cum ati facut?»" descrie Cristian Dinca, director al departamentului de training de la TotalSoft, reactia unora dintre potentialii sai clienti.

Faptul ca ERP-ul poate fi "croit" pentru a raspunde nevoilor curente si viitoare este amintit si de catre Valentin Tomsa, directorul SAP Romania, pe lista avantajelor acestui gen de soft. Cu conditia ca ERP-ul respectiv sa fie "accesibil din punct de vedere al costului de achizitie, implementare si intretinere", dar si sa se bazeze pe "cele mai bune practici de business din industrie".

Furnizorii spun, din experienta, ca momentul la care managerii de obicei incep sa caute solutii de tip ERP este acela in care realizeaza ca afacerea lor, in crestere, are nevoie de "vitamine" la capitolul software. Pe masura ce business-ul se dezvolta, "creste costul administrarii afacerii si scade gradul de analiza a informatiilor relevante pentru un management eficient", spune Andy Dumitrascu de la TotalSoft.

In Romania, principalii furnizori de ERP sunt filialele locale ale SAP si Oracle, dar si firmele romanesti Siveco, TotalSoft, Novensys, Scala, Transart, Wizrom. Pentru implementarile mari (care necesita multe module pentru multe departamente de business si un numar mare de utilizatori) furnizorii cer pana la cateva sute de mii de euro, in timp ce firmele cele mai mici nu cheltuiesc pe ERP mai mult de cateva mii de euro, estimeaza Cristian Dinca. Pretul este compus din licenta pentru software, la care se adauga implementarea (analiza a modelului de business, configurare si testare). De altfel, o firma de 10 persoane nici nu are de ce sa apeleze la o solutie scumpa si complexa, pe care sa plateasca sute de mii de euro. "Ar fi ca si cum ai cara o coala de hartie intr-un tir", explica Dinca.

Situatie care n-ar fi absurda cu o singura conditie: ca ERP-ul sa demonstreze negru pe alb ca beneficiile aduse de transportarea acelei coli de hartie sunt mai mari decat costul de inchiriere al unui tir.